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LÖSUNGEN UND SERVICES Wir setzen Kapazitäten für Kundenservice frei. Machen Sie Ihr Unternehmen leistungstärker und handlungsfähiger, indem Sie Ihre Mitarbeiter von von zeitraubenden, unproduktiven administrativen Aufgaben entlasten und die gewonne Zeit in wertschöpfende Tätigkeiten stecken. Unsere Lösung macht Schluss mit dem zeitraubenden, manuellen Bearbeiten eingehender Rechnungen und zugehöriger Dokumente. Mit uns realisieren Sie eine durchgehend elektronische Prozesskette vom Postempfang bis hin zur Zahlungsanweisung. Es ensteht kein Medienbruch. So sorgen Sie für Transparenz durch effiziente Prüfung, Genehmigung, Zahlung und Kostenzuordnung der Rechnungen auf Positionsebene. Hoteleria realisiert per Schnittstelle eine vollautomatisierte Datenübergabe in Ihr ERP- oder Finanzsystem. Durch die Optimierung kritischer Geschäftsprozesse von der Beschaffung bis zur Rechnung, schafft Hoteleria Ihnen, als Gastgeber und Unternehmer, die Freiräume, die Sie und Ihre Mitarbeiter benötigen, um sich noch intensiver um Ihre Gäste kümmern zu können. Ablauf Papierbasierte/Manuelle Bearbeitung Mit unserer Lösung können Sie die Schwächen des manuellen Rechnungsmanagements ausgleichen. Traditionell sind die heutigen Prozesse durch viele manuelle, zeitintensive und nicht automatisierte Tätigkeiten gekennzeichnet. Rechnungen werden z.B. über den zentralen Posteingang empfangen, werden geöffnet, verteilt und eventuell sogar vervielfältigt. Mitarbeiter in den Abteilungen kontrollieren physisch die Rechnungen, gleichen sie ggfs. mit Lieferscheinen ab und geben die Rechnungen frei. Die Buchhaltung erfasst und bucht die Daten händisch. Diese manuellen, zeitintensiven und widerkehrenden Arbeitsvorgänge verursachen Kosten von bis zu EUR 25,00 pro Rechnung, sind fehleranfällig und zeitaufwendig. DIENSTLEISTUNGEN Wir übernehmen Ihre Prozesse. Als serviceorientierter Dienstleister übernehmen wir die physische Aufbereitung der Rechnungen bis hin zu Zahlungsanweisung. Unser Dienstleistungsansatz fängt beim Postempfang (Annahme, Öffnen, Kontrolle) an, geht über die inhaltliche Klassifizierung (Zuordnung), über die elektronische Aufbereitung (Scannen und Digitalisieren), Bereitstellung im Workflow System zur automatisierten Übergabe ins ERP System und Zahlungsanweisung an den Lieferanten. Darüber hinaus übernehmen wir auch auf Wunsch die Mahnungsbearbeitung. Lieferanten steht im Falle von Rückfragen eine Service Hotline zur Verfügung. Schaubild BELEG- UND DOKUMENTENEMPFANG Wir empfangen die Post für Sie. Die Basis unserer Lösungen und Dienstleistungen sind papierhafte und elektronische Dokumente. Hoteleria empfängt Ihre physischen Rechnungen und verarbeitet elektronische Daten wie z.B. EDIFACT oder XML im Rechenzentrum.Wir können Ihre Belege zentral empfangen und ermöglichen Ihnen eine Optimierung bereits im ersten Schritt der Prozesskette. Papierbelege können wir für Sie in Deutschland zentral über unsere Großempfänger-Postleitzahl empfangen. Im europäischen Ausland stehen Ihnen unsere Kooperationspartner vor Ort für den Empfang zur Verfügung. Die Belege werden sortiert, aufbereitet, kontrolliert und gescannt. Auf Wunsch erarbeiten wir auch individuelle Postempfangslösungen. Wir können lokale Scanner Lösungen in Ihrem Unternehmen einrichten und ggf. vorhandene Scanner Hardware integrieren. DIGITALISIERUNG Wir wandeln Papier in elektronische Daten um. An unserem Standort in Solingen, erhalten wir täglich viele Papierdokumente, die wir taggleich, positionsgenau digitalisieren. Uns ist es dabei egal, ob es sich um ein papierbasiertes, handschriftliches oder elektronisches Dokument handelt. Es erfolgt eine inhaltliche und formale Sichtkontrolle der empfangenen und erfassten Rechnungsdaten. Anschließend werden Ihnen diese in Form von Kopf-, Fuß- und/oder Positionsdaten im webbasierten Workflow-System zur Verfügung gestellt. Dokumente werden in automatisierten Prozessen für die elektronische Weiterverarbeitung OCR-gestützt aufbereitet. So vermeiden Sie kostenintensive Investitionen in eigene, manuelle Erfassungs- oder OCR-Lösungen. ONLINE WORKFLOW RECHNUNGEN Wir ermöglichen Ihnen eine elektronische Bearbeitung über die komplette Prozeßkette Hoteleria unterstützt und optimiert die Bearbeitung von Rechnungen in Ihrem Unternehmen. Auf Grundlage vordefinierter, standardisierter Prozesse können 100% der Eingangsrechnungen, über einen webbasierten Genehmigungsworkflow (mehrstufig), automatisiert und elektronisch be- und verarbeitet werden. Durch unsere Erfahrungen und unsere Nutzer ist es uns gelungen den bisherigen manuellen Papierprozess digital abzubilden. Somit steht Ihnen als Kunde ein webbasiertes Workflow System zur Verfügung, welches Sie in die Lage versetzt Dokumente sehr schnell und einfach sachlich richtig zu zeichen, zu kontieren und zur Zahlung anweisen. Unsere angebotene Lösung können Sie von jedem PC der Welt mit Internet Anschluss ansteuern und bedienen. Somit werden Sie in die Lage versetzt standortunabhängig, zentral oder dezentral Belege zu bearbeiten. Die Datenübergabe in Ihre ERP-Systeme/FIBU-Systeme erfolgt per Schnittstelle vollautomatisch. Die von Hoteleria angebotene Workflow-Lösung ist eine ASP-Lösung. Somit entfallen für Sie Investitionen in teure Lizenzen, und Sie mieten die Komponenten der Lösung, die maßgeschneidert Ihren Anforderungen entsprechen. Vorteile:
DATENAUSWERTUNG FÜR DEN EINKAUF Wir bieten Ihnen leistungsstarke, einfach zu nutzende Reportingfunktionalitäten bis auf Artikelebene. Die integrierte online Datenanalyse auf Kreditor- und Positionsebene ermöglicht Auswertungen z.B. über Mengen und Einzelpreise pro Artikel. Identifizieren sie Einspar- und Optimierungspotential für den Einkauf nicht nur auf Kreditorebene, sondern auch für jeden eingekauften Artikel, auch kreditorübergreifend. Über unser Offline Auswertungstool stehen ihnen sogar noch weiter reichende Analysemöglichkeiten zur Verfügung. Unternehmen, die die Krise nutzen um Prozesse zu optimieren und transparenter abzubilden, werden auf Dauer erfolgreich sein. Jede Reduzierung, die im Einkaufsbereich erzielt werden kann, sei es z.B. durch Einkaufspreisminimierung anhand unserer Auswertungen, wirkt sich unmittelbar auf das Ergebnis Ihres Unternehmen aus. Hat man z.B. einen Materialkostenanteil von 30% und einen Gewinnanteil von 6% so ergibt sich ein Verhältnis von 5 als Einkaufshebel. Das heißt, wenn man z.B. 2 % im Einkauf an Einsparungen generieren kann, wird der Gewinn des Unternehmens im gleichen Maße erhöht, als wenn man den Einkauf um 10% erhöht. ELEKTRONISCHE LANGZEITARCHIVIERUNG Wir erledigen die komplette Archivierung für Sie. Zeitgleich mit der Digitalisierung der Eingangsrechnungen, archiviert Hoteleria für Sie sämtliche Rechnungen und dazugehörigen Dokumente sofort in einem elektronischen Archiv. Über unser webbasiertes Archivsystem hat jeder Berechtigte Mitabeiter jederzeit weltweit von einem PC mit Internetanschluss Zugang zu den Dokumenten. Diese können über diverse Suchfunktionen schnell, einfach und zielgenau aufgerufen werden. Sämtliche Dokumente können Sie über das Archiv ausdrucken oder per E-Mail als PDF verschicken. Vorteil:
SYSTEMFUNKTIONALITÄTEN Das von Hoteleria angebotene Workflow-System kann sowohl dezentral, wie auch zentral eingesetzt werden. Nachfolgend erhalten Sie einen Auszug aus den zur Verfügung stehenden Systemfunktionalitäten: Rechnungseingangsbuch Übersicht über 100% der Eingangsrechnungen. Workflow Der Workflow ist mehrstufig (sachlich richtig zeichen, kontieren, Zahlung freigeben) und kann frei konfiguiert werden. Usermanagement Weitreichendes Rechtemanagement bis auf Kreditorebene. Archiv Integriertes elektronisches Archiv mit umfangreicher Suchfunktion. Historie Historische Bearbeitungsanzeige - Wer hat Wann Was mit dem Beleg gemacht. Liquiditätsübersicht Tagesgenaue Anzeige der benötigten Liquidität zur Bezahlung fälliger Rechnungen. E-Mail Anforderung Externe Bearbeitung von Belegen ohne das ein User im System eingerichtet werden muss. E-Mail Weiterleitung Weiterleitung sämtlicher Belege per E-Mail möglich. Kontierungsstandards Hinterlegung von Standardkontierungen (Konten und Kostenstellen) wahlweise auf Kreditor- oder Artikelebene. Statistiken Generierung von Statistiken für den Einkauf oder das Rechnungswesen bis auf Artikelebene (Online und Offline). Online Zahlungslauf Einfache, transparente Online Anlage und Freigabe eines Zahlungslaufes. Artikelstamm Aufbau eines Lieferantenartikelstammes über sämtliche eingekauften Produkte. Schnittstellenübergabe Automatisierte Übergabe sämtlicher Daten in das ERP/Fibu-System des Kunden per definierter Schnittstelle. PROZESS-CONSULTING Wir beraten Sie gerne. Unabhängig unser Workflow Lösung und Dienstleistungen beraten wir Sie gerne bei der Optimierung von Prozessen in Ihrem Unternehmen. Ein Geschäftsprozeß ist für uns mehr als ein betrieblicher Ablauf. Wir definieren einen Geschäftsprozeß als eine sachlogische Abfolge von Aktivitäten mit dem Ziel eines klar festgelegten Resultats zur Erzeugung von Kundennutzen. Unter Analysen verstehen wir nicht einen Berg von Papier, sondern die prozeßmäßige Abbildung von kritischen Geschäftsvorgängen und das Erarbeiten von Alternativen unter Berücksichtigung der unternehmensspezifischen Charakteristika. Wir analysieren nicht nur, sondern begleiten Sie auch bei der erfolgreichen Umsetzung unserer Empfehlungen. Für uns steht hierbei die Zufriedenheit unserer Kunden und eine langfristige Kundenbeziehung an oberster Stelle. SICHERHEIT Wir sichern Sie ab. Datensicherheit ist für Hoteleria das oberste Gebot. Zur Übertragung der Daten verwenden wir moderne Verschlüsselungstechniken (SSL). Weiterhin richten wir uns an die Datenschutzgesetze. Ihre Daten werden nur im Rahmen der Anzeige von Rechnungen und Dokumenten genutzt. Eine Weitergabe von persönlichen bzw. unternehmensspezifischen verarbeiteten Daten an Dritte oder an andere Unternehmen ist ausgeschlossen. STEUERBERATER UND EINKAUFSGESELLSCHAFTEN Wir integrieren Dritte. Steuerberater Ihr Steuerberater verarbeitet Ihre vorbereiteten Belege. Kein Problem. Wir integrieren Ihren Steuerberater in unsere Systematik, indem wir ihm einen Zugang zu Ihren Belegen freischalten. Er kann dann Belege kontieren und zur Zahlung anweisen. Der große Vorteil für Ihren Steuerberater liegt darin, dass er Ihre Belege bereits digitalisiert aufbereitet bekommt. Er kann diese dann bis auf Artikelebene mit einer Vorkontierung belegen. Somit automatisiert er diesen Vorgang und muss nicht mehr aufwendig die physischen Belege händisch buchen. Sämtliche Daten erhält er von uns per Schnittstelle in sein Datev Programm. Darüber hinaus kann er jederzeit über uns elektronisches Archiv Ihre Belege aufrufen. Sie und Ihr Steuerberater haben somit jederzeit einen Überblick über all Ihre Belege. BWA´s sollten Ihnen mit unserer Systematik monatsaktuell und zeitnah zur Verfügung stehen. Das versetzt Sie in die Lage in Ihr Unternehmen aktiv zu steuern. Einkaufsgesellschaften Bestimme Waren beziehen Sie über eine nationale oder internationale Einkaufsgesellschaft? Selbstverständlich verarbeiten wir über unsere Systematik auch diese Belege. Unsere Systematik bietet Ihnen dabei sogar die Möglichkeit einen Zahlungslauf nur für Belege von Einkaufsgesellschaften zu generieren. Berechnen Sie hier Ihre Kostenvorteile! VORTEILE ELEKTRONISCHER LÖSUNG
NACHTEILE MANUELLER BEARBEITUNG
STUDIEN Diverse Studien sprechen beim Thema Outsourcing von Prozessen und der Digitalisierung der Finanzprozesse von großen Einsparungspotentialen bei Prozesskosten, einer Reduzierung des gebundenen Kapitals und Steigerung der Prozessqualität. Eine Studie des E-Finance Lab hat festgestellt, dass gerade einmal 6% der Finanzvorstände mit Ihren Finanzprozessen zufrieden sind. Daher ergibt sich die Forderung zu einer ganzheitlichen Prozessoptimierung welche nur durch die enge Zusammenarbeit von Einkauf und Rechnungswesen möglich ist. Das größte Potential für Outsourcing, liegt laut der Studie, im Bereich Rechnungsbearbeitung und Reklamationsbearbeitung. Die Studien kam zu folgenden Ergebnissen:
UMWELT Mit der Lösung von Hoteleria können Sie auf papiergebundene Prozesse komplett verzichten da wir Ihre digitalisieren. Diese Digitalisierung von Eingangsrechnungen spart Kosten und schont dabei noch die Umwelt. Unsere Lösung schont nicht nur Ihr administratives Budget, sondern auch die Umwelt. Bedenken Sie, wie viel Energie und CO2-Ausstoß hier eingespart werden kann, wenn Sie z.B. keine Belege mehr kopieren oder aufwendig suchen müssen. SHARED SERVICE CENTER In einem Shared Service Center werden innerhalb eines Unternehmens Prozesse an zentraler Stelle gebündelt, die bisher Abteilungen, Niederlassungen oder Tochtergesellschaften übernommen haben. Shared Service Center werden aus ähnlichen Gründen wie Outsourcing betrieben.
Ein solches Shared Service Center kann entweder vom Unternehmen selber betrieben werden oder es wird an einen Dienstleistungsspezialisten ausgelagert. Wir beraten Sie gerne beim Aufbau eines Shared Service Centers. |
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